Atlas EasyBill

Atlas EasyBill: Rechnungen schreiben leicht gemacht

Atlas EasyBill eignet sich zum Schreiben von Rechnungen, Offerten und Quittungen. Es ist ein speziell für Kleinbetriebe und Heimanwender basierend auf moderner Technologie völlig neu entwickeltes Fakturaprogramm. Dank seines günstigen Preises ist es auch für Einmann-Firmen (Maler, Schreiner, Gärtner usw.) attraktiv.

Der Clue von EasyBill ist, dass es auf einfachste Weise bedient wird: Genau wie bei einem normalen Brief beginnt man mit der Seitenansicht einer leeren Rechnung. Die Positionen und Zusatztexte klickt man sich sodann auf eine einfache, intuitive Weise zusammen, wobei auf vorgefertigte Teile (Adressliste, Artikelliste) zurückgegriffen werden kann. Einfacher geht's nicht mehr.

EasyBill erstellt automatisch vier Tabellen innerhalb einer Microsoft Access-Datenbank:

1. Eine Adressliste für den Adressaten und die Lieferadresse
2. Eine Artikelliste als Vorlagetext für die Positionen
3. Die Liste der zusammengestellten Aufträge mit ihren Positionen (zwei Tabellen).

Diese Listen sind eigenständig, dh. man kann sie auch direkt im Access bearbeiten, zur Übersicht ausdrucken oder Statistiken erstellen. Mithilfe der eingebauten Exportfunktion kann dies auch in Microsoft Excel gemacht werden. Durch freie Kommentar-Felder ist die Adressliste gleichzeitig auch als Kundendatenbank verwendbar.

Fast alle auf der Rechnung vorhandenen Texte können formatiert werden (Grösse, Fettdruck, Schriftart änderbar). Jeder Text darf sehr lange sein, bis 65500 Zeichen genaugenommen. Das reicht auch für die detailliertesten Beschreibungen.

Die Rechnungen/Offerten und Ausdrucke werden von EasyBill automatisch in Unterordnern abgelegt. Von dort können sie später jederzeit mit einem Doppelklick hervorgeholt werden (Ablage-Funktion).

In der Liste der versandten Rechnungen hat es eine Kolonne "Bezahlt", in der man eintragen kann, wann eine Rechnung bezahlt wurde. Dadurch lässt sich das Zahlverhalten der Kunden über die Zeit verfolgen und säumige Zahler können identifiziert werden. Unbezahlte Rechnungen können mit einem einzigen Klick in eine Mahnung umgewandelt und nochmals versandt werden.

Atlas EasyBill aktuelle Version:

• Erfassung der Rechnung in zoombarer Seitenansicht (WYSIWYG). Freie Platzierung der Elemente.
• Logos konnen in Kopf und Fuss aufgenommen werden
• Mehrere vordefinierte Adressierungsarten, die nachträglich bearbeitet werden können.
• Aufbau der Adressliste direkt im EasyBill. Ablage in Form einer Access-Tabelle (es wird nicht vorausgesetzt, dass man Microsoft Access besitzt). Einfache Auswahl zur Platzierung auf der Rechnung als Rechnungs- und Lieferadresse.
• Aufbau einer Liste von Artikeln direkt im EasyBill. Automatische Berechnung der Preise mit MWST aus denjenigen ohne und umgekehrt. Ablage in Form einer Access-Tabelle, die offen zugänglich ist. Einfache Auswahl zur Platzierung als Position auf der Rechnung.
• Die Texte können formatiert sein (Fettdruck, Schriftart usw.). Die Länge ist praktisch unbegrenzt (65500 Zeichen) und wird automatisch auf mehrere Zeilen umgebrochen.
• Drei Berechnungsarten mit dem MWST-Prozentsatz, welcher beim Erfassen eines Artikels angebbar ist:
  1. Summierung der Artikel inkl. MWST und Ausweisung der Steuer pro Prozentsatz
  2. Summierung der Artikel ohne MWST und hinzuzählen der MWST-Anteile pro Prozentsatz
  3. Summierung der Artikel ohne MWST
• Rabatt-Prozente pro Adresse einstellbar und Zwischentotal mit Rabatt-Anzeige
• Abzug von 2% Skonto wählbar (Schnellzahlrabatt)
• Ein spezieller Zusatztext für jeden Kunden angebbar, der automatisch platziert wird
• Automatischer Seitenumbruch mit Kopf und Fuss bei mehreren Seiten
• E-Mail Versand des Dokuments als PDF-Anhang möglich
• Versenden von Massen-E-Mails an ausgewählte Adressen
• Automatische Ablage der Rechnungen und Ausdrucke als PDF in Unterverzeichnissen (macht eine Suche mit dem Datei-Explorer möglich.)
• Übersichtsliste über die verfassten Rechnungen. Öffnen durch simplen Doppelklick.
• Eingebautes Mahnwesen: Erstellen von bis zu drei Mahnungen auf Knopfdruck. Detaillierte Übersicht über die offenen Rechnungen und verschickten Mahnungen. Die Mahnungen sind bearbeitbar und werden ebenfalls als PDF-Dateien in die Dokumentablage abgelegt.
• Die Währung ist für jeden Auftrag separat einstellbar und formatierbar. Der Default wird automatisch aus dem Land der Rechnungsadresse abgleitet.
• Frei einstellbare Rundung der Beträge (zB. 1 oder 5 Rp/Cents)
• Einfacher Import von Adressen und Artikeln aus Microsoft Excel-Tabellen. Dadurch können Daten aus fast jeder anderen Applikation mit minimalem Aufwand übernommen werden.
• Einfacher, selektiver Export der Daten nach Microsoft Excel. Dadurch werden eigene Auswertungen und Word-Serienbriefe möglich
• Von längjährigen Finanz-Profis konzipiert
• Dank moderner Softwaretechnik (Visual C# basierend auf Microsoft .NET Framework und Crystal Reports) auf Wunsch sehr vielfältig erweiterbar
• Einfache Installation mit simplem Setup-Programm. Deinstallation vorhanden.
• Äusserst einfache Bedienung mit vielen Tooltips und einem Assistenz-Dialog
• Ausführliches Hilfe-Dokument mit Tutorial im PDF-Format (Adobe Acrobat, als Ganzes ausdruckbar)
• Läuft auf jedem herkömmlichen PC ab Windows ME über Windows XP bis und mit Windows Vista (Windows 98 wird nicht unterstützt). An der Kompatibilität mit Windows 7 wird im Moment noch gearbeitet.
• Automatische Programm-Update-Funktion
• Keinerlei Finanzwissen nötig
• Preis: CHF 49.- / EUR 29.-

 

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Zukünftige Erweiterung

Atlas EasyBill war bisher in ständiger Weiterentwicklung. Leider hat es eine Veränderung der Grundkomponente Crystal Reports durch den Hersteller gegeben (später wurde die Firma Crystal Decisions durch SAP gekauft), die eine Aktualisierung auf Windows 7 sehr aufwändig machen würde. Zudem müssten nun auch teure Lizenzen erworben werden. Da das Produkt sehr günstig auf dem Markt platziert war, kann diese Umstellung von der Atlas Informatik nicht kostendeckend finanziert werden. Sollten sich jedoch Sponsoren finden, die ebenfalls an einem WPF-EasyBill interessiert sind, könnte die Software in Zukunft weiterleben. Wir würden Sie noch so gerne auf unsere aktuelle WPF-Entwicklungsplattform portieren.

Diese Features wären für eine zukünftige Version geplant gewesen:

Es gibt einen neuen Tab "Statistik", in dem man die Mehrwertsteuer für einen bestimmten Zeitraum hochrechnen lassen kann. Dies vereinfacht die Angabe in der Steuererklärung. Auch das Kundenverhalten (guter Zahler, schlechter Zahler, Umsatz pro Kunde usw.) soll in diesem Tab anzeigbar sein. Durch Verwendung von Crystal Reports werden diese Statistiken auch Grafiken (zB. Tortendiagramme) beinhalten.

Einzigartig an einer einer zukünftigen Versionen könnte auch die automatische Arbeitsaufwandberechnung sein: In der Liste der Artikel kann für jeden Artikel ein Arbeitsaufwand in Stunden und Minuten erfasst werden. Dadurch kann EasyBill den gesamten Arbeitsaufwand selbstständig aufsummieren. Unter Rückgriff auf den einstellbaren Stundenlohn kann mit einem einzigen Klick eine Zusatzzeile mit dem Preis der Arbeit in die Rechnung aufgenommen werden.

Folgende Features wären für später geplant gewesen:

• Ausdrucken eines Einzahlungsscheins (ESR)
• Berechnung der Mehrwertsteuer über einen beliebigen Zeitraum
• Berechnung von detaillierten Statistiken mit Charts, welche die vollen Fähigkeiten von Crystal Reports ausspielen können:
  • Aufsummierung der Steuern pro MWST-Prozentsatz, welche für die Steuererklärung benötigt wird
  • Umsatz pro Kunde
  • Umsatz pro Artikel
  • Zahlungsmoral jedes Kunden
  • usw.
• Berechnung des Arbeitsaufwandes und Aufnahme ins Formular mit einem einzigen Klick
• Automatische Nachführung des Lagerbestands
• Angabe der Währung bei jeder Adresse und automatische Umrechnung der Artikel/Leistungspreisen in diese Währung
• Optionale Icons für die Artikel
• Zusätzliche Textelemente, Grafiken usw. mit diversen Formatierungsmöglichkeiten hinzufügbar
• Unterschrift mit gescanntem Bild
• Textzeilen zwischen den Positionen auf der Rechnung
• Offerten und Gutschriften handhaben: Umwandlung von Offerte in Rechnung und von Rechnung in Gutschrift mit einem einzigen Klick
• Quittungen drucken (spezielle Formularform)

Diese Seite erreichen Sie auch direkt unter "www.easybill.ch".